Importuojant prekes iš Europos Sąjungai nepriklausančių valstybių daugiausia dėmesio paprastai gauna tiekėjo paieška, produkto kaina ir transportas. Muitinės formalumai neretai paliekami paskutiniam etapui, nors nuo jų gali priklausyti, kaip greitai atvykęs krovinys pajudės toliau. Muitinės tarpininkai šiame procese padeda parengti ir pateikti reikalingas deklaracijas, atstovauja klientui atliekant muitinės procedūras bei padeda susigaudyti situacijose, kuriose vien komercinės sąskaitos nepakanka.
Muitinės tarpininkai ypač naudingi tada, kai įmonė importuoja reguliariai arba jos prekių asortimentas nėra visiškai standartinis. Viena siunta gali būti gana paprasta, o kitoje atsirasti skirtingų prekių kodų, kilmės klausimų, papildomų dokumentų ar kitų reikalavimų. Dėl to muitinės formalumus praktiškiau vertinti ne kaip paskutinį krovinio kelionės formalumą, o kaip vieną iš anksto suplanuotų tiekimo grandinės etapų.
Pirmoji importo siunta dažnai parodo, ko verslas nebuvo įvertinęs
Naujas importuotojas paprastai daug laiko skiria tiekėjui. Lyginamos gamintojų kainos, užsakomi pavyzdžiai, tariamasi dėl minimalaus užsakymo kiekio ir pakuotės. Kai sutartis suderinta, prekės pagamintos ir transportas užsakytas, atrodo, kad sudėtingiausia dalis jau atlikta.
Tuomet prasideda praktiniai klausimai. Kas atliks importo muitinės formalumus? Kokiu kodu bus klasifikuojamos prekės? Ar turima pakankamai informacijos apie jų kilmę? Kokie dokumentai reikalingi ir kokias importo sąnaudas reikėjo įtraukti į produkto savikainą?
Patyrusiam importuotojui tai įprasta darbo dalis. Pirmą kartą prekes iš trečiosios šalies perkančiam verslui klausimų gali būti gerokai daugiau. Dėl to konsultacija prieš pirmą didelį užsakymą dažnai naudingesnė nei skubus problemų sprendimas tada, kai krovinys jau pasiekė terminalą.
Prekės vertė nėra vien skaičius sąskaitoje
Muitinės procedūrose svarbi prekių muitinė vertė. Verslui gali atrodyti savaime suprantama, kad tam pakanka pažiūrėti į tiekėjo sąskaitos galutinę sumą, tačiau konkrečioje situacijoje vertės nustatymas gali reikalauti įvertinti ir papildomas aplinkybes.
Ypač atsargiai reikėtų vertinti neįprastus sandorius. Nemokamai atsiųstas pavyzdys nėra automatiškai „bevertė“ prekė vien todėl, kad už jį nebuvo sumokėta. Klausimų gali atsirasti ir tada, kai pirkėjas bei pardavėjas yra susiję, taikomos nestandartinės nuolaidos ar komerciniuose dokumentuose pateikta informacija neatspindi viso sandorio.
Muitinės tarpininkui svarbu perduoti realius dokumentus ir sandorio informaciją, o ne bandyti iš anksto pritaikyti skaičius prie norimo rezultato. Trumpalaikis noras sumažinti importo sąnaudas neturėtų virsti neteisingais deklaracijos duomenimis.
Prekių kilmė ir išsiuntimo šalis nėra tas pats
Dar viena vieta, kurioje pasitaiko nesusipratimų, yra prekių kilmė. Jei krovinys išsiųstas iš vienos valstybės, tai savaime nereiškia, kad prekės yra tos valstybės kilmės. Tarptautinės tiekimo grandinės gerokai sudėtingesnės.
Pavyzdžiui, prekybos įmonė gali sandėliuoti kitoje šalyje pagamintą produkciją savo logistikos centre ir iš ten ją parduoti Europos klientams. Krovinio išsiuntimo vieta tokiu atveju nepasako visos istorijos apie produkto kilmę.
Tai gali būti aktualu vertinant konkrečiai prekei taikomas tarifines ar prekybos politikos priemones. Jei norima pasinaudoti lengvatiniu režimu, gali būti svarbūs tinkami kilmę pagrindžiantys dokumentai ir nustatytų sąlygų laikymasis. Vien tiekėjo sakinys elektroniniame laiške, kad „prekė pagaminta pas mus“, ne visais atvejais bus pakankamas pagrindas.
Tarifinis kodas turėtų būti nustatomas pagal prekę, ne pagal jos pavadinimą
Internetinėse parduotuvėse produktams galima suteikti beveik bet kokius rinkodaros pavadinimus. „Smart accessory“, „premium home solution“ ar „professional kit“ gali puikiai skambėti produkto puslapyje, tačiau muitinės klasifikavimui tokie terminai suteikia labai mažai naudingos informacijos.
Svarbu suprasti, kas tai per gaminys, kokia jo paskirtis, iš kokių medžiagų jis pagamintas ir kaip veikia. Priklausomai nuo produkto, gali reikėti techninės specifikacijos, sudėties ar kitų duomenų. Dėl to geras produkto aprašymas tiekimo grandinėje turi būti gerokai konkretesnis nei reklaminis tekstas elektroninėje parduotuvėje.
Problema ypač išryškėja, kai vienoje siuntoje atvyksta platus asortimentas. Dešimtys skirtingų prekių reiškia daugiau informacijos, kurią reikia tinkamai paruošti. Jei importas kartojasi, verta šiuos duomenis sisteminti įmonės viduje, kad kiekvienai naujai siuntai nereikėtų visko rinkti nuo nulio.
Incoterms gali paaiškinti, kur baigiasi pardavėjo atsakomybė
Tarptautinės prekybos sąlygos svarbios ne tik ekspeditoriui. Jos padeda suprasti, kuriuos transporto etapus ir su jais susijusias pareigas prisiima pardavėjas, o kuriuos – pirkėjas. Tai aktualu ir planuojant muitinės procesą bei bendras importo sąnaudas.
Problemos atsiranda, kai verslas perka prekes remdamasis gana miglotu pažadu „delivery included“. Toks apibūdinimas savaime nepasako, kas tiksliai įtraukta į kainą ir kokios pareigos lieka pirkėjui. Atvykus kroviniui gali paaiškėti, kad tam tikros paskirties vietos išlaidos ar procedūros nebuvo įtrauktos taip, kaip tikėjosi importuotojas.
Dėl to prieš užsakant didesnę partiją verta aiškiai suprasti prekybos sąlygas ir transporto grandinę. Tai leidžia tiksliau apskaičiuoti, kiek prekė iš tikrųjų kainuos jau atgabenta ir paruošta tolimesniam naudojimui ar pardavimui.
Muitinės procesas ir transportas turi veikti tuo pačiu tempu
Logistikoje viena grandis gali būti visiškai pasiruošusi, tačiau krovinys vis tiek nejudės, jei kita grandis vėluoja. Vežėjas gali būti pasirengęs paimti konteinerį, tačiau muitinės formalumai dar neatlikti. Arba deklaravimo dalis sutvarkyta, bet sandėlis negali priimti krovinio sutartu laiku.
Todėl muitinės tarpininko, ekspeditoriaus ir importuotojo komunikacija turi praktinę reikšmę. Kuo anksčiau žinomas planuojamas krovinio atvykimas, tuo lengviau pasiruošti tolimesniems veiksmams. Ypač tai jaučiama uostuose ir terminaluose, kur užsitęsęs krovinio ar įrangos naudojimas gali reikšti papildomas sąnaudas.
Importuotojui nebūtina pačiam koordinuoti kiekvienos smulkios operacijos, tačiau jis turėtų žinoti, kas už ką atsakingas. Blogiausias variantas – kai krovinys jau atvyko, o ekspeditorius, muitinės tarpininkas ir klientas vienas iš kito laukia dokumentų arba patvirtinimo.
Reguliarus importas leidžia procesą standartizuoti
Pirmosioms siuntoms dažnai reikia daugiau komunikacijos. Kiekvienas dokumentas tikrinamas atskirai, aiškinamasi dėl prekių, renkama techninė informacija. Importuojant tą patį asortimentą reguliariai, didelę dalį šio darbo galima sutvarkyti sistemiškiau.
Įmonėje verta turėti aiškius pasikartojančių produktų aprašymus, naudojamą klasifikavimo informaciją, kilmės duomenis ir atsakingus kontaktus. Tiekėjui taip pat galima pateikti konkrečius reikalavimus, kaip turi atrodyti sąskaitos ir kiti dokumentai. Po kelių siuntų procesas turėtų tapti paprastesnis, o ne kiekvieną kartą prasidėti iš naujo.
Tai naudinga ir keičiantis darbuotojams. Jei visa informacija egzistuoja tik vieno vadybininko elektroninio pašto dėžutėje, jo atostogos gali labai greitai parodyti proceso silpnąsias vietas.
Socialinių tinklų produktai kartais importuojami per greitai
Elektroninė prekyba sukūrė gana specifinę situaciją. Verslininkas pamato sparčiai populiarėjantį produktą „TikTok“ ar „Instagram“, per kelias dienas suranda gamintoją ir nori kuo greičiau atsivežti pirmą partiją. Greitis suprantamas – po kelių mėnesių tas pats trendas gali būti nebeaktualus.
Tačiau produkto populiarumas socialiniuose tinkluose nieko nepasako apie jo importo reikalavimus. Skirtingoms prekėms gali būti taikomos skirtingos taisyklės, o tam tikroms produktų kategorijoms vien standartinių komercinių dokumentų neužteks. Be to, reikia įvertinti klasifikavimą, importo mokesčius ir bendrą produkto savikainą.
Kartais verslas visa tai pradeda tikrinti jau sumokėjęs gamintojui. Tada sprendimų laisvė gerokai mažesnė. Produkto importo sąlygas racionaliau įvertinti prieš užsakant tūkstantį vienetų, o ne tada, kai jie jau pagaminti.
Ar verta rinktis tarpininką vien pagal deklaracijos kainą?
Kainą lyginti verta, ypač kai per mėnesį atliekama daug procedūrų. Tačiau ilgalaikiame bendradarbiavime svarbi tampa ir paslaugos organizavimo kokybė. Kartais daugiau vertės sukuria ne keli eurai mažesnis tarifas, o greitas atsakymas tada, kai dokumentuose atsiranda neatitikimas.
Svarbu ir tai, kaip tarpininkas komunikuoja. Klientui naudinga gauti konkretų paaiškinimą, kokio dokumento ar duomens trūksta, o ne vien žinutę, kad deklaracijos pateikti negalima. Ilgainiui tokia komunikacija padeda ir pačiai įmonei geriau pasiruošti būsimoms siuntoms.
Reguliariai importuojant verta ieškoti ne vien žmogaus, kuris įformins atskirą deklaraciją. Kur kas patogiau turėti partnerį, kuris pažįsta įmonės prekes ir supranta įprastą tiekimo grandinę.
Tarpininkas nepakeičia tvarkos importuojančioje įmonėje
Net gerai organizuotos muitinės tarpininkų paslaugos neišsprendžia problemos, jei pats importuotojas neturi patikimos informacijos apie savo prekes. Tarpininkas negali tiksliai aprašyti gaminio, kurio techninių savybių nežino net jį perkanti įmonė. Jis taip pat negali ištaisyti tiekėjo dokumentų, jei klientas nesugeba gauti patikslintos informacijos.
Todėl geriausi rezultatai pasiekiami tada, kai muitinės procesas suvokiamas kaip bendras darbas. Verslas pasirūpina produkto ir sandorio informacija, tiekėjas pateikia tinkamus dokumentus, ekspeditorius organizuoja krovinio judėjimą, o tarpininkas atlieka jam priklausančią muitinės proceso dalį.
Gerai veikiant tokiai sistemai muitinės tarpininkai tampa gana nepastebima logistikos grandimi. Dokumentai perduodami iš anksto, procedūros atliekamos laiku, o krovinys juda toliau pagal suplanuotą maršrutą. Importuotojui tai dažniausiai ir yra geriausias rezultatas – ne nuolatinis muitinės problemų sprendimas, o situacija, kai jų kasdienėje veikloje atsiranda kuo mažiau.
